Preboarding – magia pierwszego wrażenia
Choć pojęcie preboardingu lub inaczej pre-onboardingu gości w HR-owym słowniku już od dawna, to wciąż wiele firm nie wykorzystuje w pełni potencjału tego procesu. Nie zawsze samo zaakceptowanie oferty przez kandydata oznacza, że stanie się on częścią zespołu. Z perspektywy pracodawcy czas między przyjęciem oferty zatrudnienia a pierwszym dniem pracy to idealny moment, aby utwierdzić przyszłego pracownika w przekonaniu, że jego decyzja była słuszna. W końcu dobre pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz.
Preboarding – 5 zasad, jak zbudować angażujący proces
Preboarding może być czymś więcej niż wymianą maili z dokumentami. Stanowi świetną okazję, aby pokazać firmę od dobrej strony już na początku współpracy. Czy wymaga to ogromnych nakładów czasu i pieniędzy? Zdecydowanie nie. Warto sięgać po narzędzia HR-owe, pozwalające maksymalnie uprościć i zautomatyzować cały proces. emplo to platforma komunikacji wewnętrznej, która umożliwia wdrożenie pracownika w sposób w pełni zdigitalizowany, atrakcyjny i nowoczesny.
Oto 5 dobrych praktyk, o których warto pamiętać, tworząc procesy pre-onboardingowe.
1. Zadbaj o wygodny i przejrzysty proces
Preboarding najczęściej utożsamiany jest ze zbieraniem od pracownika danych niezbędnych do przygotowania umowy, wysłaniem go na badania lekarskie i uporządkowaniem wszystkich formalnych spraw. Nikt nie lubi papierologii, a wymiana maili z dokumentami, formularzami, wpisywanie tych samych danych na kilku kwestionariuszach i pilnowanie, aby każdy niezbędny skan został załączony, jest czasochłonne – tak dla nowego pracownika, jak i dla HR-u.
Dane, które są potrzebne w procesie zatrudnienia, w emplo możesz wygodnie pogrupować. Pracownik uzupełnia podstawowe informacje tylko raz. Nie musi na każdym dokumencie wpisywać osobno imienia i nazwiska czy adresu – system automatycznie przypisze informacje od kandydata do odpowiednich formularzy i umów. Przejrzyste kwestionariusze do wypełnienia są dostępne online w wygodnej i przystępnej formie.
2. Twórz przyjazne środowisko pracy
W kwestionariuszach preboardingowych warto nie tylko zebrać dane do przygotowania dokumentów, ale też przekazać nowemu pracownikowi cały pakiet informacji na start. Dzięki temu pierwszego dnia poczuje się on pewnie w nowym środowisku. Co komunikować już na etapie preboardingu? Często przesyła się materiały prezentujące firmę jako pracodawcę, opis benefitów do wyboru. Warto zadbać o to, aby materiały były atrakcyjnie wizualnie i przede wszystkim przydatne. Mogą się wśród nich znaleźć też informacje na temat dojazdu, miejsc parkingowych, zasad dotyczących przerw w pracy. Wszystko to wygodnie przedstawisz w procesie preboardingowym z emplo
3. Zadbaj o indywidualne podejście i spersonalizowaną komunikację
Indywidualne podejście może wydawać się drobnostką, ale jest niezmiernie ważne. W emplo stworzysz szablon wiadomości mailowej, a system sam uzupełni imię lub imię i nazwisko kandydata w odpowiednim miejscu. Cześć, Joanna!, Bartłomiej Kowalski – cieszymy się, że do nas dołączysz – masz okazję prowadzić spersonalizowaną komunikację w wygodny sposób.
Co więcej, każda wiadomość może wyglądać dokładnie tak, jak firmowy e-mail – z oficjalną czcionką, kolorem tła, logotypami, linkami do mediów społecznościowych. Warto budować profesjonalny wizerunek przy każdej okazji!
4. Na bieżąco śledź postępy i zarządzaj procesami
Procesy preboardingu w emplo są w pełni uporządkowane. Nie musisz otwierać kolejnych maili, aby wiedzieć, czy nowy pracownik uzupełnił dokumenty. Automatyzacja to ogromna oszczędność czasu. Raz przygotowany preboarding można wykorzystywać wielokrotnie. Stale masz podgląd, na jakim etapie są pracownicy. System pozwala również wygodnie przygotowywać dokumenty. Jednym kliknięciem wygenerujesz formularze i umowy niezbędne w procesie zatrudnienia, a wszelkie przesłane przez pracownika skany dokumentów zapiszą się na koncie pracownika.
5. Planuj długofalowo i zaprojektuj płynne przejście między pre- i onboardingiem
Onboarding to sposób, aby ułatwić nowej osobie start w firmie i jak najszybciej zacząć w pełni wykorzystywać jej potencjał. Nie chodzi tu bynajmniej o pierwszy dzień, czy pierwszy tydzień pracy. Onboarding jest procesem o wiele dłuższym. W zależności od stanowisk i specyfiki pracy może pokrywać się z 3-miesięcznym okresem próbnym lub trwać nawet dwa razy tyle.
Preboarding, który płynnie przechodzi w przemyślany proces onboardingu, pomoże nowemu pracownikowi odnaleźć się w firmowej rzeczywistości. Kontynuuj wdrażanie pracownika w emplo! W systemie możesz stworzyć wygodne, jasne i uporządkowane procesy onboardingowe. Ty decydujesz, z jakimi informacjami, w jakim czasie zapoznaje się pracownik. Możesz przygotować testy wiedzy, zaprosić nową osobę na spotkanie z buddim lub oddelegować ją na szkolenie z BHP.
Dzięki emplo już od podjęcia decyzji o zatrudnieniu kandydata możesz go wprowadzać do organizacji. A kiedy na dobre się w niej zadomowi, poszczególne moduły pomogą mu w codziennej pracy, nawiązywaniu relacji, załatwianiu formalności. W tym systemie zadbasz o atrakcyjną komunikację wewnętrzną i o to, aby każda osoba miała dostęp do kluczowych informacji. Możesz prowadzić oceny pracownicze i tworzyć indywidualne plany rozwoju, wprowadzisz elementy grywalizacji, wzmocnisz kulturę pozytywnego feedbacku. emplo pomoże również uporządkować wszystkie formalne sprawy – od składania wniosków firmowych i wniosków nieobecności, poprzez przekazywanie PIT-ów czy pasków płacowych, po zbieranie ważnych zgód i potwierdzeń. Cała firma w jednym miejscu? Z emplo to proste.
