Wyobraź sobie sytuację: jesteś w sklepie z butami, chcesz przymierzyć fajne zamszowe botki, więc pytasz ekspedientkę o swój rozmiar. Ekspedientka bierze od ciebie buty i bez słowa znika na zapleczu. Myślisz – szuka dostępnego rozmiaru. Mija 5 minut. Potem kolejne 5. I nic. Nerwowo kręcisz się w fotelu, poprawiasz skarpetkę. Za chwilę powinna wrócić. Kolejne minuty dłużą się w nieskończoność. W sklepie nie ma nikogo innego z obsługi, a drzwi przez które przeszła sprzedawczyni są chronione kodem. Czekasz i czekasz. Znikąd ratunku. Nieswojo się czujesz prawda? Tak samo czuje się kandydat, który wysyła aplikację i… nie dostaje feedbacku od rekrutera.

Czy wiesz, że aż ¾ kandydatów – niezależnie czy są to przedstawiciele „białych” czy „niebieskich” kołnierzyków – czeka na telefon od HR-owca z informacją zwrotną na temat statusu jego aplikacji i przebiegu procesu rekrutacji? Ponad 75%! Równie dużo – choć tu dane nieco się różnią między specjalistami a fachowcami – oczekuje informacji zwrotnej drogą mailową. Nic dziwnego. Proces rekrutacyjny to często moment zwrotny w karierze, trampolina do dalszego rozwoju, szansa na spełnienie marzeń. Słowem: jedno z ważniejszych wydarzeń w życiu.

Chęć otrzymania feedbacku potwierdzają wyniki przeprowadzonego przez eRecruiter badania przedstawione w „Raporcie Candidate Experience 2019”. Czytamy w nim, że aż 8 na 10 kandydatów chce otrzymać informację zwrotną także w przypadku odrzucenia ich aplikacji. Dokładnie tyle samo aplikujących chciałoby poznać ocenę swojego doświadczenia i kompetencji w informacji o powodach odrzucenia. Co więcej, z cytowanego badania wynika także, że sami pracodawcy postrzegają ciągły kontakt z kandydatem, jako przykład dobrych praktyk. Wskazuje na to aż 60% ankietowanych pracodawców. Czy jest zatem kanon dobrych praktyk w komunikacji z kandydatami? Czy można wskazać najważniejsze – z punktu widzenia komunikacji – etapy rekrutacji? Oczywiście, że można!

Poniżej 5 najważniejszych zasad „odpowiedzialnego odpowiadania” kandydatom w procesie rekrutacji.

1. Potwierdź, czy aplikacja od kandydata wpłynęła

Często wpłynięcie wypełnionego formularza rekrutacyjnego lub CV to pierwszy krok w dialogu z kandydatem. Choć już na poziomie ogłoszenia o pracę rekruter komunikuje zainteresowanym kandydatom wiele istotnych informacji, nie wie czy ktoś go słucha, ani kto usłyszy.

Komunikacja i dialog to dwie różne sprawy. Komunikować możemy się wysyłając nasze przekazy także „w próżnię”, ale rozmawiać możemy dopiero wtedy, gdy po drugiej stronie jest ktoś, kto słucha i reaguje.

Prawdziwa rozmowa ma zatem szansę zaistnieć dopiero wtedy, gdy kandydat na ogłoszenie odpowie. By podtrzymywać rozpoczęty dialog wystarczy po prostu powiadomić kandydata, że jego głos (czytaj: aplikacja) został usłyszany. Nie wierzysz? Może przekonają Cię dane z badania „Candidate Experience” – aż 43% ankietowanych chce wiedzieć, że ich aplikacja wpłynęła i uznaje to za pozytywny przykład dbania o doświadczenia kandydatów. A to pierwszy punkt na tablicy wyników rekrutera.

2. Odpowiedz na pytania, także „poza trybem”

Zdarza się, że kandydat ma wiele pytań, na których odpowiedź nie chce czekać aż do rozmowy czy kolejnych etapów rekrutacji. Wysyła maile, wiadomości na czacie, dzwoni. Podobnie, jak w przypadku szukania odpowiedzi w Internecie na pytania dotyczące oglądanego filmu, gotowanej potrawy czy wymienianej żarówki, także w procesie rekrutacji kandydat chce odpowiedzi… natychmiast. By go nie zniechęcić warto odpowiadać (lub zapewnić dostęp do odpowiedzi) możliwie jak najszybciej. W takiej sytuacji warto nie tylko zadbać o dostępność osób, które mogą stanowić źródło informacji, ale także odpowiednio przygotować sobie pomocne materiały. Taką rolę mogą pełnić listy najczęściej zadawanych pytań (z ang. FAQ, czyli Frequently Asked Questions), które można zamieścić w zakładce „Kariera” i przekierować tam kandydata poszukującego odpowiedzi.

3. Jasno oznacz kolejne etapy rekrutacji

Informacje o samym procesie rekrutacji – jakie są jego poszczególne etapy, kto będzie brał w nich udział, kiedy i gdzie będą się odbywały – również są ważne dla kandydatów. Dla rekruterów stanowią okazję do ponownego kontaktu i podtrzymania zainteresowania kandydata ofertą, a także do zbudowania z nim pozytywnej relacji. Dlaczego jest to ważne? Ponieważ dzięki temu potencjalny przyszły pracownik może odpowiednio się przygotować, ale również odpowiednio nastawić do całego procesu. By kandydat nie czekał – sfrustrowany niczym bohaterowie dramatu Samuela Becketta – na symbolicznego „Godota”, najlepiej już na etapie ogłoszenia lub w zakładce „Kariera” umieścić informację nt. przebiegu procesu rekrutacji, choćby w formie przykuwającej uwagę infografiki. O kolejnych krokach warto przypominać także po każdym zakończonym etapie.

4. Powiadom, jeśli kandydat został odrzucony

Informowanie o niezakwalifikowaniu się do dalszych procesów rekrutacji bywa trudne. Mało kto chce być posłańcem złych wiadomości. Jednak również takie informacje są bardzo ważne dla kandydatów i sprawiają, że cały proces rekrutacji (i samego pracodawcę) oceniają wyżej. Zresztą przewidujący rekruter ma świadomość, że kandydat dziś niespełniający oczekiwań, może stać się wręcz idealny pod kątem innego, przyszłego wakatu. Dlatego tak ważne jest nie tylko poinformowanie uczestnika rekrutacji o odrzuceniu jego kandydatury, ale także o tym, dlaczego tak się stało i co powinien rozwinąć, by w przyszłości odpowiedzieć na oczekiwania organizacji.

5. Nie bój się automatyzować odpowiedzi

Nie na wszystkich etapach komunikacji konieczne jest bezpośrednie zaangażowanie rekrutera w proces odpowiadania lub powiadamiania kandydatów.

Etap informowania o przyjęciu aplikacji nie wymaga osobistego kontaktu – wystarczy przygotować automatyczną odpowiedź, która wygeneruje się po otrzymaniu zgłoszenia. Krótkie powitanie i informacja o przyjęciu aplikacji, a także o kolejnym etapie procesu rekrutacji łatwo można zapisać w systemie, który zadba o to, by każdy aplikujący kandydat otrzymał pierwszy feedback.

Podobnie, korzystanie z wcześniej przygotowanych list FAQ pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek, by skupić się na osobistym kontakcie z tymi kandydatami i na tych etapach, które tego wymagają.

Odpowiadanie na zadane pytania świadczy nie tylko o kulturze osobistej, ale także o braniu odpowiedzialności za proces komunikacji. Tak, jak sami oczekujemy odpowiedzi na zadane przez nas pytanie – w sklepie, restauracji czy urzędzie – tak samo kandydaci oczekują od rekruterów odpowiedzi na zadane pytania. By budować jak najlepsze doświadczenia kandydatów podczas procesów rekrutacyjnych warto nie tylko odpowiadać na pytania, ale także zastanowić się, jakie ważne informacje można przekazać proaktywnie, by aplikujący pytać… nawet nie musieli.